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Operador Único de Viajes y Eventos

Rocket Code (AL-I Digital Solutions S.A. de C.V.)CR

Hace 9 días

Tipo de contrato

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Descripción del trabajo

Estamos lanzando la agencia in‑house de Viajes y Eventos para centralizar y profesionalizar todos los desplazamientos y producciones corporativas. Iniciamos la operación con una persona operadora única y disponibilidad inmediata, responsable de poner en marcha los procesos, SLAs y KPIs, negociar con aerolíneas, hoteles, venues y proveedores, y asegurar la ejecución 24 / 7 durante los eventos. La misión es elevar la experiencia del usuario, maximizar el ahorro y garantizar seguridad y cumplimiento. Es una oportunidad de construir desde cero un programa con alta autonomía, visibilidad ejecutiva y métricas claras de impacto.

Misión del puesto

Ejecutar, de principio a fin, los viajes corporativos y eventos, garantizando seguridad, calidad, ahorro y cumplimiento de política, actuando como punto único 24 / 7 durante la ejecución de los viajes o eventos, asegurando una experiencia consistente para los usuarios participantes.

Responsabilidades clave

Gestión integral de solicitudes de viajes y eventos : recepción, priorización P1 / P2 / P3, cotización (2–3 opciones comparables), aprobaciones y confirmaciones.
Reservas y emisión : coordinación con TMC Travel Management Company (agencia corporativa de gestión de viajes) / host / consolidador (y / o GDS Global Distribution System [sistema global de distribución] si aplica), registro de PNR Passenger Name Record (Registro de Nombre de Pasajero), políticas de cambio, entrega de itinerarios y vouchers.
Sourcing y coordinación de proveedores : hoteles (LRA Last Room Availability [tarifa corporativa con “última habitación” disponible] / NRA Non‑Last Room Availability [tarifa corporativa sin “última habitación”]), venues, AV AudioVisual (servicios de audio, video, iluminación, producción técnica), catering, transporte, DMC Destination Management Company (operador / local partner para destino y eventos); negociación de condiciones, amenities y SLAs 24 / 7.
Operación de eventos (MICE) : minuta T‑1 semana, checklist de montaje, coordinación on‑site, control de tiempos y bitácora de incidencias.
Cambios y emergencias : “asegura primero, optimiza después”; comunicación con viajero / organizador y HQ Headquarters (casa matriz / oficina central); resolución en ventana comprometida.
Cierre y administración : conciliación de facturas, control de créditos aéreos, no‑shows y cargos; archivo digital por proyecto.
Reporting y mejora continua : tableros por evento o viaje con KPIs y SLAs, análisis de ahorro vs. tarifa pública y propuestas de optimización.
Cumplimiento : política de viajes / eventos, tratamiento de datos personales, seguridad y requisitos internos de compras / finanzas.

Indicadores de desempeño (KPIs & metas)

FRT (First Response Time) : ≤15 min laboral / ≤30 min fuera de horario.

TTR (Time to Resolution) : P1 ≤24-48 h; P2 2-7 días; P3 +7 días.

Ahorro promedio : TBD% vs. tarifa pública (vuelos + hoteles).

Uso de proveedores preferentes : ≥80% de noches / vuelos.

Cumplimiento de política : ≥85% de transacciones.

NPS Net Promoter Score (índice de recomendación de usuarios / participantes) (satisfacción) : ≥60.

Incidencias críticas resueltas durante evento : ≥95%.

Reuso de créditos aéreos : ≥80% antes de vencimiento.

Exactitud de facturación / conciliación : ≥98%.

Documentación de eventos : 100% con minuta T‑1 y post‑mortem ≤72 h.

Requirements

Ubicación : Preferencia por radicar en el centro del continente americano o con máximo dos horas de diferencia con GMT-6.

Disponibilidad : Inmediata; horarios extendidos durante eventos y viajes.

Idiomas : Español e inglés fluido.

Viajes : Disponibilidad para viajar; pasaporte y visas vigentes.

Indispensables :

4+ años operando viajes corporativos y / o eventos (MICE).

Español e inglés fluido; comunicación escrita impecable.

Disponibilidad inmediata y sin restricciones de horario en días de evento.

Pasaporte y visas vigentes; disponibilidad para viajar.

Experiencia coordinando TMC / host / consolidador y negociando con hoteles / venues / AV / transporte.

Dominio de herramientas de productividad (Google / Microsoft), gestor de tickets / tareas y WhatsApp Business.

Rigurosidad administrativa : cotizaciones comparativas, conciliación, control de créditos / no‑shows.

Conocimiento práctico de políticas de viajes, duty of care y protección de datos personales.

Alta organización, comunicación clara y resolución de problemas; disponibilidad extendida en días de evento.

Deseables :

Manejo de GDS Global Distribution System (sistema global de distribución (Amadeus / Sabre) y OBT Online Booking Tool (herramienta en línea de reservas / autoreservas); nociones de IATA International Air Transport Association (acreditación / reglas para emisión aérea) / ARC Airlines Reporting Corporation (entidad de liquidación de boletos en EE. UU. .

Métricas y tableros en Sheets / Data Studio / BI.

Producción de eventos híbridos / streaming y coordinación de AV.

Criterios ESG Environmental, Social & Governance (criterios ambientales, sociales y de gobernanza) aplicados a viajes / eventos (p. ej., proveedores sostenibles).

Competencias :

Organización y priorización (P1 / P2 / P3).

Resolución de problemas bajo presión y toma de decisiones.

Orientación a cliente y comunicación clara.

Negociación y gestión de proveedores.

Disciplina operativa y foco en datos / KPIs.

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